siklus pengeluaran

5:15 AM |

TUGAS 4

PEMODELAN PROSES BISNIS B

Kelompok 1

TYAS KRISTYANA 682012063

ANGGRINI KONGO 682012057

FAYREN G E LODO RATU 682012069

RYAN WIDI H 682010601

WILLIAMS Y BAKKER 682012064

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANsA

2012 / 2013

1. Siklus pengeluaran

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa (Romney & Steinbert, 2005).

Tujuan siklus pengeluaran:

Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan. Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik. Mengamankan barang hingga diperlukan. Memastikan bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat. Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku besar dan buku pembantu hutang. Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah diotorisasi.

2. Pada siklus pengeluaran, terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu :

a. memesan barang , persediaan, dan jasa

aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Keputusan penting yang dibut dalam langkah ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan dari pemasok mana akan dibeli. Dokumen yang dibuat dalam proses pemesanan barang adalah pesanan pembeliaan (purchase order).

b. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk mengecek dan menerima kiriman dari para pemasok. Dokumen yang dibuat dalam proses penerimaan barang adalah laporan penerimaan barang adalah laporan penerimaan (receiving report)

c. Membayar untuk barang, persediaan, dan jasa.

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar dan kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis

http://ando-jefri.blogspot.com/2011/10/siklus-akuntansi-siklus-pendapatan.html

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Diana%20Rahmawati,%20M.Si./SIA%20Bab%2011.pdf

http://ajeng17.blogspot.com/2013/01/siklus-pendapatan-dan-pengeluaran.html

3. Contohnya..
suatu perusahan minyak punya Pak Joko yang terbilang sangat sukses, ia ingin memesan barang kepada supliernya..
dari pihak departemennya ini yang akan menulis pemesanan di dokumen Purchase Requisition(daftar permintaan pemesanan) ,tgl permintaan,tujuan pengiriman,jenis barang yg akan ia pesan,dan jumlah keseluruhan barang yang dipesannya berapa,yang kemudian akan di tandatangani olehnya dan akan dikirim ke supliernya.
tapi disamping mereka akan memesan barang tersebut yang dari pihak depatremen terlebih dahulu yaitu mengecek persediaannya dengan melakukan pengendalian persediaanya..
2 metode pengendalian ini yaitu ;

– Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
– Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Penggambarannya seperti ini ..

4. Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa

Lanjutan contoh dari contoh pada no 3 diatas :

Pada aktifitas ini ,dimana barang yang dipesan oleh PT minyak punya pak joko ini,telah diterima dari suppliernya.

Aktivitas penerimaan barang dan jasa dari suppliernya ini,kemudian akan dicatat dalam dokumen Receiving Report(laporan penerimaan barang). Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa dari perusahan yang menjadi suppliernya. Yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor PurchaseOrder.
kemudian dilakukan pencocokan Faktur dari suppliernya itu dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang dari toko elektonik ini akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan yang ada di gudang di toko tersebut berdasarkan faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

-Memutuskan apakah menerima pengiriman

-Memeriksa jumlah dan kualitas barang

http://ilfen-share.blogspot.com/2012/12/makalah-siklus-pengeluaran.ht

5. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa !

Lanjutan contoh dari contoh no 3 dan 4 .

Pada aktifitas ini dari PT minyak punya pak joko akan melakukan pembayaran utang dagang kepada supliernya.

pembayaran atas pembelian Ini dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pembayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report. Kemudian dari pihak depatemennya akan melakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan itu sudah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya.

Ada dua cara yang bisa dilakukannya untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

-sistem tanpa voiucher : setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar. -sistem voucher : dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan.

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar.

Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. dan kemudian dari bagian Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

6. Contoh siklus pengeluaran

Contoh siklus pengeluaran untuk PT. INDAH SARI .

Contoh yang terjadi dalam siklus pengeluaran diatas yang pertama yaitu adanya pemesanan/order barang dari PT.indah sari kepada supliernya ,pemesanan itu dicatat dalam dokumen Purchase Requisition,setelah dikirmkan kepada suppliernya,yang kemudian dari pihak supliernya itu akan mengirimkan jenis-jenis barang tersebut yang dipesan dari PT.indah sari,dimana kemudian barang tersebut akan masuk dalam gudang barang/persediaan perusahan itu, dalam menerima barang tersebut dari pihak depateremnnya juga harus mencocokan jumlah barang yang dipesan dengan jumlah barang yang diminta apakah sesuai atau tidak,disamping itu PT indah sari juga memiliki hutang dagang terhadap supliernya,dimana nantinya supliernya menagih hutang dagang tersebut kepada PT.indah sari dan pada saat jatuh tempo pelunasan,Kasir akan membayar hutang dagang tersebut kepada supliernya .

Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran !

Proses /Aktivitas	Ancaman	Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
Pesan barang	1.mencegah kehabisanatau kelebihan persediaan 2.Meminta barang yang tidak dibutuhkan 3. Membeli dgn harga yang dinaikkan 4. Membeli barang berkualitas rendah 5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi	Sistem pengendalian persediaan; Catt persediaan perpetual; teknologi kode garis; penghitungan persediaan secara periodik Catt persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok
Terima dan simpang barang	-Menerima barangyang tidak dipesan. -Membuat kesalahan dalam penghitungan. -Mencuri persediaan	Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catt; dokumentasikan semua kiriman persediaan
Setujui dan bayar faktur dari vendor	-Membayar barang yang tidak diterima -Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia - Membayar faktur yang sama 2x -Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha - menyalahgunakan kas, cek.	Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli. Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas. Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek; pemisahan tugas antara bagian utang usaha dengan kasir; rekonsiliasi rek bank oleh orang yang independent dari proses pengeluaran kas.
Pengendalian umum	- Kehilangan data -Kinerja kurang baik	Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai